Los procesos manuales realizados originan ocasionalmente retrasos en el trabajo de los usuarios debido al desconocimiento del flujo así como del estado de algún documento.  En esta situación, la eventual modificación del flujo obliga la notificación de las partes involucradas para evitar la pérdida de consistencia en el flujo original, debido a esto los tiempos de respuesta esperados se incrementan aumentando así el costo total del proceso. Una automatización del flujo posibilita el acceso del usuario interno a los procesos desde un ambiente móvil a través de dispositivos como computadoras portátiles o PDA's.  Esta misma automatización permitirá la apertura de esta solución hacia los clientes y/o proveedores permiténdoles acceder e interactuar con el sistema a través de internet.

Después de realizar diferentes investigaciones, BCTS encontró que la mejor alternativa en soluciones de workflow es la suite de ULTIMUS WORKFLOW .